Администрация ГО Спасск-Дальний

Администрация

Свободный порт

Моногород

Управдом

Противодействие терроризму

Малое предпринисательство

Неформальная занятость

Ген план

ПЗЗ

Земля многодетным семьям

Земля двухдетным семьям

Переселение граждан из аварийного жилья
Новые методы работы архивного отдела Администрации городского округа Спасск-Дальний - ОЦИФРОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ Печать E-mail
09.08.2012 г.
Новые методы работы архивного отдела Администрации городского округа Спасск-Дальний - ОЦИФРОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Новые методы работы архивного отдела Администрации городского округа Спасск-Дальний

ОЦИФРОВКА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Компьютер и компьютерные технологии давно и прочно вошли в нашу жизнь. Активно используются они и в такой, на первый взгляд, консервативной сфере, как архивное дело. Уже более десяти лет в архивном отделе Администрации городского округа Спасск-Дальний ведётся создание электронной базы данных по всем фондам, находящимся на хранении, а также по отдельным решениям Горисполкома, постановлениям и распоряжениям Администрации городского округа Спасск-Дальний.
Первоначально в компьютер заносилась, как правило, только текстовая информация, что, несомненно, упрощало поиск требуемых архивных документов, но не позволяло отказаться от обращения к оригиналам в тех случаях, когда требовались их копии.
Зачем же вообще нужна оцифровка и что она из себя представляет?
Оцифровка (оцифровывание) документов – это создание электронной (цифровой) копии документа, представленного на традиционном носителе (бумага, плёнка, фотография и т.д.).
Перенос документа в компьютер – весьма привлекательная перспектива. Это позволяет отказаться от самой трудоёмкой и продолжительной части работы по поиску нужной архивной информации – определения номера и нужной страницы дела и изготовления его копии на обычном копировальном аппарате. Фактически участие в этом процессе специалиста архивного отдела сводится только к обнаружению требуемых сведений в базе данных и выводу на печать заранее занесённой в компьютер копии.
Ведение базы данных и хранение архивных копий документов осуществляется в программном комплексе «Архивный фонд», который предоставляет широкие возможности для поиска нужной информации (к сожалению, немало у него и недостатков, о которых ниже). Для оцифровки архивных документов используется стандартный планшетный сканнер, способный работать с документами формата A3. Полученные с его помощью файлы в своём первоначальном виде ещё малопригодны для работы ввиду больших размеров и разного рода дефектов, присущих оригинальному документу. Не стану утруждать читателя всеми тонкостями обработки файлов (которых, справедливости ради, не так уж и много) – скажу лишь, что «на выходе» получается компактный файл, порой выгодно отличающийся качеством от исходной копии. Например, документы с угасающим (бледным, плохо читаемым) текстом путём несложных манипуляций можно сделать более контрастными.
Электронной копии документа не страшны губительные для бумаги процессы старения, а многократное резервное копирование позволяет избежать неприятных последствий в случае возникновения типичных компьютерных проблем: выход из строя жёстких дисков, атака вирусов и т.д.
Казалось бы, компьютерные технологии одержали полную победу над традиционными, но на деле всё не так однозначно.
Во-первых, сфера деятельности архивного отдела не ограничивается только документами Администрации города – в куда большем объёме в нём представлены дела по личному составу ликвидированных предприятий, а также по основной деятельности ряда других организаций и учреждений (с полным списком можно ознакомиться на странице архивного отдела на сайте spasskd.ru). Оцифровать такой массив информации не представляется возможным, поэтому обращение к оригиналам неизбежно.
Во-вторых, даже работа по оцифровке исключительно документов Администрации города требует немало времени. К примеру, за прошедший год (интенсивная работа по оцифровке началась в 2011 году) в базу данных были занесены документы за 1998-2004 годы (103 дела, 3870 документов), притом не все, а только те, копии которых могут потребоваться гражданам или учреждениям. На хранении же в архиве находятся документы Горисполкома и Администрации за 1940-2006 годы – и каждый год этот фонд пополняется вновь поступающими делами. Даже по самым оптимистичным оценкам на оцифровку всей этой информации потребуется несколько лет.
В-третьих, программный комплекс «Архивный фонд», о котором упоминалось выше, несмотря на все свои неоспоримые достоинства, пока ещё далёк от совершенства. К числу основных недостатков можно отнести ограничение на размер базы данных (внести в неё все оцифрованные копии невозможно, поэтому приходится хранить «излишки» в отдельных каталогах на компьютере) и очень медленный поиск (на этот процесс иногда уходит до 5 минут – хотя, конечно, непосредственная работа с оригиналами в архивохранилище может отнять не один час и даже день). Попыткой устранить эти недостатки стал переход на новую версию программного комплекса – «Архивный фонд 4.3». Однако, хотя на данный момент вышла уже 17-я версия данной программы, об устойчивой и полнофункциональной работе речь пока не идёт. К тому же особенности интерфейса новой версии и «Internet Explorer» (обозревателя Интернета), на базе которого она создана, существенно... замедляют процесс внесения информации в базу данных.
Наконец, планшетный (горизонтальный) сканнер не позволяет сделать хорошую копию документов, текст которых находится на изгибе страницы. Решение здесь только одно – расшивка дел, однако это связано с большими трудностями, поэтому приходится довольствоваться частично нечитаемыми копиями. Справедливости ради, обычно «теряется» только незначительная часть текста, что в большинстве случаев не сказывается на читабельности документа.
Тем не менее, несмотря на обилие трудностей, оцифровка архивных документов является существенным шагом вперёд в архивном деле. И хотя отказа от бумажных оригиналов не предусматривается, переход к работе с их электронными копиями не только существенно ускоряет исполнение социально-правовых и тематических запросов граждан, но и позволяет обеспечить большую сохранность оригиналов документов. Сокращение числа обращений к старым и ветхим делам, а также создание их так называемых страховых копий является одним из основных плюсов оцифровки.
Из всего вышесказанного можно сделать только один вывод – оцифровка архивных документов является неотъемлемой частью современного архивного дела.

Старший специалист 1 разряда
архивного отдела Администрации
городского округа Спасск-Дальний Е.С. Кусков
Последнее обновление ( 17.12.2012 г. )
 
« Пред.   След. »