Как долго следует хранить ежедневные z-отчеты, которые снимаются в конце смены
Перед началом проведения расчетов через ККТ формируется отчет об открытии смены, а по их окончании – о закрытии. При этом закон не регулирует, в каком виде это производится – бумажном или электронном. Также законодательство не устанавливает обязанность хранения указанных документов, как это предусмотрено для фискального накопителя (в течение пяти лет с момента окончания его использования в составе ККТ).
Для регулирования данного вопроса ФНС России утвержден приказ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@, устанавливающий форматы документов, обязательные к использованию. Так, при применении ККТ в режиме передачи данных отчеты об открытии и закрытии смены можно не распечатывать. То есть при использовании онлайн-кассы, передающей сведения в налоговые органы через оператора фискальных данных, налогоплательщики не обязаны распечатывать и хранить указанные отчеты.
Однако при применении ККТ в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы и оператору информационных систем маркировки в электронной форме, отчеты об открытии и закрытии смены целесообразно формировать на бумаге и хранить в течение пяти лет (по аналогии с фискальным накопителем) во избежание конфликтных ситуаций.
Подробнее с разъяснением вопросов по проверке онлайн-касс можно ознакомиться в статье начальника организационно-методологического отдела Управления оперативного контроля ФНС России Алексея Батарина, журнал «Налоговая политика и практика» №3/2024.